Papieren documenten - In hoeverre noodzakelijk?

[Koelreuteria]

In een ander draadje - over de Userbase vzw situatie - heb ik gemerkt dat er hier toch wat mensen zitten met enige kennis van bestuursrecht.
In dat verband een vraag: in hoeverre is men als vzw verplicht om alle verslagen van algemene Vergadering, Raad van bestuur, Dagelijks Bestuur, de ledenlijst .. op papier te hebben, zodat ze aan de toezichthouders kunnen aangeboden worden als ze er naar vragen?
Of mag dat tegenwoordig ook digitaal aangeboden worden? En zo ja, is er een verplichting naar een zeker formaat? (MS Office, PDF, ...)
Of, om het wat zwart-wit samen te vatten: mag het concept van een "paperless office" hier op worden toegepast?
En zo ja, in welke wetgeving/decreet/... staat dat beschreven?

[R2D2]

Geen juridische reactie, maar wat je zeker al mag uitsluiten is dat MS Office documenten enige juridische waarde zouden hebben.
Office docs zijn per definitie editeerbaar. Je kan er dus altijd iets aan veranderen. Het zijn dus werkdocumenten. Als er al iets juridische waarde heeft zal het eerder een pdf zijn, die de export is van een document en die niet meer voorbestemd is om te bewerken.
Dat is is ook niet waterdicht wat je kan een pdf nog altijd wel op manieren "bewerken", maar als er iets aanvaardbaar is komt de pdf er toch wel het dichtste bij.

Ik vind het trouwens vrij irritant dat mensen (wellicht uit onwetendheid) zo maar alles verpakken in Office documenten. Zoals het doorsturen van foto's of schetsen in een word doc of PPT en er dus van uitgaan dat iedereen over office 365 beschikt of laat staan daarvoor wil blijven betalen.

[MClaeys]

Als er al iets juridische waarde heeft zal het eerder een pdf zijn, die de export is van een document en die niet meer voorbestemd is om te bewerken.
Dat is is ook niet waterdicht wat je kan een pdf nog altijd wel op manieren "bewerken", maar als er iets aanvaardbaar is komt de pdf er toch wel het dichtste bij.

Misschien is ze digitaal tekenen wel een oplossing dan. In principe kan het dan niet meer aangepast worden want dan telt de handtekening niet meer.

[Wotere]

de fiscus wil enkel de papieren versie aanvaarden bij een controle.

Documenten aftekenen met e-id is thans mogelijk
https://eid.belgium.be/nl/digitale-handtekeningen

[Koelreuteria]

de fiscus wil enkel de papieren versie aanvaarden bij een controle.

Fiscus en btw is geen probleem. Dat is volledig in handen van de boekhouder.
'k Heb het meer over het afprinten van verslagen van Raad van Bestuur, afprinten ledenlijst, enz...
Sedert en zekere tijd is het niet meer nodig om een ledenlijst neer te leggen bij de griffie.
Vaag, erg vaag, heb ik in mijn achterhoofd dat ik ooit gelezen heb dat het afprinten geen must meer is, maar dat je het digitaal moet kunnen voorleggen in het formaat gevraagd door de controlerende instantie.
Alleen vind ik dat artikel niet meer terug (en de bijhorende wetgeving, want die is bepalend.)

[jutuiz]

Ik weet niet hoe het juridisch zit (ik zou zeggen: google eens op "duurzame houder") , en ik trek het me ook niet zo aan, maar voor m'n eigen privé en voor m'n vennootschap heb ik sinds (ik kan het me niet herinneren) zo goed als geen papier meer. Wat notarisaktes die nog ingebonden zijn, en dat is het. Ik zit ook in een vzw, ook daar denk ik dat we zo goed als niets op papier hebben. Alles zit gescand, of kwam ook gewoon in pdf toe. Tegenwoordig zijn er al facturen die rechtstreeks in het boekhoudpakket toekomen. Wat wil zeggen dat we de omgekeerde richting uitgaan, dus dat ik moet downloaden om in m'n systeem te bewaren.

Office documenten haat ik ook. Het zijn dus altijd PDF's.

En niet getekende PDF''s kan je editeren, net zoals je ook een papier kan kopiëren en vervalsen. En dat mag niet. Dat is dus geen verschil tussen de papieren en de digitale versie.

Heel wat tegenpartijen (en wij trouwens ook) werken met digitale handtekening (en dus niet een tekeningetje in uw pdf plakken hé). Dan is de PDF beschermd tegen wijzigingen en kan je de handtekeningenhistoriek en de gebruikte certificaten traceren.