Reductie papierberg / classeurs -> PDF

[honda4life]

Kan je met paperless deze documenten ook automatisch exporteren onder een bepaalde mapstructuur en bestandsnaam?
Goed om op een raspberry pi te verwerken maar niet te bewaren

[devastator]

Hier is het proces als volgt :
1) Papieren documenten die nog per post binnenkomen worden ingescand met NAPS (Not another PDF scanner), via m'n Brother ADS-2800W scanner, en worden in een specifieke map opgeslagen naargelang welk scan profiel ik selecteerde in NAPS (bv. Inkomende facturen / leveringsbons)

Thx, deze kende ik niet ! Nu zat ik zelf een beetje te kloten met pdftk en ocrmypdf, maar dit is veel gemakkelijker.

Kan je met paperless deze documenten ook automatisch exporteren onder een bepaalde mapstructuur en bestandsnaam?

Ja, er is een mogelijkheid voor exporteren van de data, maar misschien is dat niet helemaal wat je zoekt. Er is wel een API voorzien, dus je kan gewoon zelf een exporteren maken die aan jouw verwachtingen voldoet. Paperless is gewoon een Django app.

[honda4life]

Ja, er is een mogelijkheid voor exporteren van de data, maar misschien is dat niet helemaal wat je zoekt. Er is wel een API voorzien, dus je kan gewoon zelf een exporteren maken die aan jouw verwachtingen voldoet. Paperless is gewoon een Django app.

Ik vond het al een hele opgave dit werkend te krijgen, en ben er nog niet volledig.
Ben al een tijdje niet meer mee met python3 en alles er rond.
virtual environment, docker, wheel, ... moet ik me ooit nog eens grondig in verdiepen.

Denk dat er wel een script voor te schrijven valt.
Ik vrees er enkel voor dat als de tags niet van de eerste x herkend worden, je dit niet meer kan rechttrekken op deze manier vermits het script niet meer zal lopen (laat staan het foutief geplaatste bestand te verwijderen).
https://github.com/the-paperless-projec ... example.sh

De export moet ik eens uittesten hoe dicht het in de buurt komt wat ik wil.
Elke nacht een hele datatbase exporteren is toch ook niet de meest ideale oplossing, misschien wel wat aanpassingen doen in de code tot wat ik wil.

[devastator]

Nu ja, al je data zit in de database he, daar maak je een backup van.
Die export kan je eigenlijk iedere keer wissen.

[seagull]

Heb een poging gedaan om Paperless te installeren op een RPi 4 met DietPi die ik gebruik voor mijn Roon Extension Manager.
Ben geraakt tot aan stap 3 in de Docker route.
Stappen 4 en 5 zijn optioneel.
Stap 6: Run docker-compose up -d. This will create and start the necessary containers.

Code: Selecteer alles

root@DietPi:~/paperless# docker-compose up -d
-bash: docker-compose: command not found

Wat doe ik verkeerd?

[devilkin]

Docker-compose installeren [emoji846]

[NuKeM]

Na nog wat verwoede pogingen om een deftige installatie te krijgen van Paperless (docker/linux en ik lijken maar niet overeen te komen) geef ik het op.
Is er geen software op windows die hetzelfde kan? Wil er wel een prijsje voor betalen (wel niks in de cloud).

[NuKeM]

Zou NextCloud met https://github.com/daita/files_fulltextsearch_tesseract iets kunnen zijn (zeer basis natuurlijk)...

[Splitter]

Filename = 202008 - orange.pdf.
Ik had een correspondent gemaakt met als match all "orange belgium nv/s.a.", maar hij pakt "202008" als de correspondent.

de default parser gaat eerst kijken naar filename (en daaruit datum, correspondent, en tag proberen te halen).
echter zou je als je een match hebt voor correspondent, dit toch aangepast moeten worden.
ik gebruik voor correspondenten altijd de match literal en een string die ik zeker weet dat in de betreffende documenten voorkomt (bv klantennummer)

als je toch pdf filenames gaat aanpassen, kan je dat evengoed doen volgens de regels van paperless, dan hoef je zelfs geen matching op te zetten.
zie: https://paperless.readthedocs.io/en/lat ... swork.html
(ikzelf doe niks met de filenames, alles met matching)

[NuKeM]

Het is gebeurd, ik heb mij een document scanner aangeschaft, een Brother ADS-2800W (omdat die ook zonder PC te gebruiken is, dus scannen naar SMB, FTPS, e-mail, etc. is mogelijk zonder een PC aan te moeten zetten, bovendien is hij TWAIN en linux compatibel is).

In eerste instantie ga ik denk ik mijn administratie gewoon inscannen met Adobe Acrobat DC (en ook OCR erover gooien) en dan ergens die bestanden archiveren. ABBYY FineReader SE zat ook in de aankoop, maar denk dat ik met Adobe verder kom (geldige licentie via mijn vrouw).
Later (voor de dagelijkse workflow) zal ik eens kijken naar een automatisch(er) systeem.
Ik heb hier Papermerge aan de praat gekregen (paperless dus niet) en dat is wel een kanshebber (gewoon scanner laten scannen naar SMB share die Papermerge in de gaten houdt en de documenten daarin consumed (OCR erover en in de Papermerge Inbox steken). In papermerge kan het bestand dan naar de juiste plek in de archieven gebracht worden. Papermerge maakt ook alle documenten doorzoekbaar.

Hopelijk kan ik hier eind volgende week eens intensief aan beginnen en mijn feedback geven over de scanner, software, workflow.

[Sasuke]

Wat doet die brother meer dan mijn HP MFP (Paperwide 477) ? Heb daar ook een invoerlade in en die scant ook gerust een pakketje briefpapier in naar een PDF op een SMB share (of mail of ...) ? Heb wel interesse om mijn papierstroom te optimaliseren ja, zeker als het beter/sneller zou kunnen.

[NuKeM]

Geen idee, ik zie dat die HP 26ipm doet bij duplex scannen (dus 13 pagina's per minuut), die Brother doet alles in één trek en ik dacht gelezen te hebben 30-40 ppm (dus 60 ipm ofzo?). Hij haalt er ook automatisch blanco pagina's uit (bv. lege achterkant van een document). Reclame YouTube filmpje
Ik heb hier ook nog een Canon Pixma MX715 die een ADF heeft en dubbelzijdig kan scannen. Maar tegen dat die (weeral) vastloopt op het derde ofzo blad van een klein hoopje, heeft die Brother zonder problemen de volle 50 pagina's door de scanner getrokken M.a.w. zo'n document scanner is specifiek ontwikkeld voor deze taak en slikt ook alles vrij vlotjes.
Ik heb ook getwijfeld om voor het zelfde geld of een beetje meer een goede laser met ADF te kopen, maar had er toch minder vertrouwen in.

[Sasuke]

hmm ... misschien toch maar eens een keertje verder bekijken dan. Ook de software, OCR regels/scanning kom ik dan wel regelmatig tegen bij klanten van me, maar nog niet bij stilgestaan om het thuis ook te gebruiken op die manier

[Ken]

Ik heb ook getwijfeld om voor het zelfde geld of een beetje meer een goede laser met ADF te kopen, maar had er toch minder vertrouwen in.

Schoenmaker blijf bij uw leest denk ik dan. En na al enkele multifunctional printers te hebben gebruikt over de jaren is een aparte documentscanner echt wel veel beter dan een AIO (laser)printertje.

Mijn Brother ADS-2800W document scanner is sinds ik m'n vorig vriendje (ADS-1800) in korte tijd heb versleten, echt wel m'n beste alledaags kantoorvriendje geworden waar geen enkele AIO aan kan tippen.

[Tomby]

Schoenmaker blijf bij uw leest denk ik dan.

Beetje rare opmerking, want diverse fabrikanten van multifunctionals hebben al een lange historiek met copieerapparaten en weten dus echt wel hoe ze een ADF ineen moeten steken.

[Ken]

Schoenmaker blijf bij uw leest denk ik dan.

Beetje rare opmerking, want diverse fabrikanten van multifunctionals hebben al een lange historiek met copieerapparaten en weten dus echt wel hoe ze een ADF ineen moeten steken.

Je hebt gelijk, 'k heb het eerder over het feit dat als de ADF kapot is, of de printerfunctie, je dan het hele toestel soms moet vervangen voor een hogere prijs dan een enkel toestel met één functie.

[joriz]

Heb de tools vermeldt in dit topic ook eens in de rapte getest: Paperless, Papermerge en Mayan EDMS.
Gebruiken jullie deze tools als single user of met meerdere ? Misschien verwacht ik er teveel van

Voorlopig nog enkel door mijzelf in gebruik als test, maar verwacht dat er meer van het gezin hiervan willen gebruik maken.
Ik heb daarom voornamelijk gekeken naar de multi user features.

Papermerge leek mij daarvoor het beste omdat je users en groepen kan beheren via de webgui. Daarnaast is het permissie systeem uitgbreid en is het mogelijk documenten onderderling te delen. Mayan EDMS is te uitgebreid voor thuis...

In werkelijkheid gaat Papermerge vreemd om met multi users. Ik had verwacht dat alles tussen de verschillende gebruikers gescheiden ging zijn maar dat is niet het geval.
- Wanneer gebruiker 1 een automate aanmaakt komt deze ook automatisch bij gebruiker 2.
- Een automate heeft een destination folder maar als gebruiker 2 deze folder niet heeft gaat het fout.
- Scans via een shared folder worden enkel zichtbaar op de inbox van de superuser, opzich logisch omdat een documentscanner niet kan weten voor welke user het document bestemd is. Tenzij je meerdere workers draait en op de documentscanner voor elke user een eigen destination shared folder aanmaakt.

[BMaster]

Paperless-ng is bij mij toch als meest bruikbaar naar boven gekomen. Facturen die elektronisch binnenkomen zwier ik daar in, maar nu zoek ik nog een oplossing voor de papierberg. Een scanner kopen die een pak papier dubbelzijdig inscant lijkt me het meest praktische, maar nu vraag ik me af hoe jullie dit doen met facturen die uit meerdere pagina's bestaan. Maakt zo'n scanner van elk blad (voor plus achterkant) één pdf? Want die kan toch nooit weten dat er twee bladen bij mekaar horen in een pdf van 3 of 4 bladzijden?

Ps: de auteur van paperless heeft recent laten weten dat hij ermee stopt en verwijst iedereen naar paperless-ng...

[Splitter]

maar nu vraag ik me af hoe jullie dit doen met facturen die uit meerdere pagina's bestaan.

gewoon de factuur op de adf lade leggen (of dat nu 1 pagina of 10 is) en dubbelzijdig inscannen.
eventueel nog rechtstreeks naar een mailadres dat gecontroleerd is door paperless om het onmiddelijk toe te voegen.

je dient natuurlijk wel elke factuur apart in de lade te leggen, maar ongeacht het aantal bladzijdes is dat dan 1 pdf.

Ps: de auteur van paperless heeft recent laten weten dat hij ermee stopt en verwijst iedereen naar paperless-ng...

was te verwachten, paperless zelf krijgt niet echt updates meer... zal maar eens kijken hoe het zit om eventueel te switchen dan.

[ubremoved_2964]

één van de zaken die ik nu doe, is op elk supermarkt bonneke het weeknr schrijven

ik gooi die dan in een bakje en niet ze aan mekaar per week
als ik per bonneke de scanner moet aanleggen kost dat te veel tijd

als we een paar maand aan bonnekes hebben, gaan we aan het scannen, en de shredder staat er dan vlak naast de scanner

ik heb dan een supermarkt folder met JAAR/WEEKNR en klaar

De enige papierberg die ik nog bijhou zijn de kwartaalmappen van de boekhouding.
Al de rest is scannen en shredden.

[BMaster]

je dient natuurlijk wel elke factuur apart in de lade te leggen, maar ongeacht het aantal bladzijdes is dat dan 1 pdf.

Ok, da's best wel logisch
Ik ben daar nu eens aan begonnen met de (flatbed) scanner van onze HP printer, maar da's echt onbegonnen werk. Met NAPS kan je dan wel de pagina's van één document combineren in één pdf, maar toch duurt dat verschrikkelijk lang.
Op 't eerste zicht is iets als een Fujitsu ScanSnap S1300i relatief goedkoop (+/- 240 bij Coolblue) maar dat werkt dan weer niet samen met NAPS. Maar da's misschien ook niet nodig...

was te verwachten, paperless zelf krijgt niet echt updates meer... zal maar eens kijken hoe het zit om eventueel te switchen dan.

't is niet zo moielijk (ik neem aan dat je docker gebruikt hiervoor?): https://paperless-ng.readthedocs.io/en/ ... perless-ng

[devilkin]

Het multi user aspect is ook mij niet helemaal duidelijk hoe deftig dit werkt...

[BMaster]

Het multi user aspect is ook mij niet helemaal duidelijk hoe deftig dit werkt...

Dat is mijn persoonlijke situatie geen issue, dus daar heb ik me niet in verdiept

[joriz]

Toen ik de paketten een tijd geleden bekeek kon enkel Mayan EDMS en Papermerge multi-user werken.

[devilkin]

Ik had enkel paperless goed bekeken, ik ga eens de moeite doen voor de andere twee. Ik heb ondertussen al alles digitaal, dus het zou voornamelijk zijn om een beter zicht te krijgen.

[Ken]

Odoo Documents (=cloud hosted of self-hosted) kan voor sommigen misschien ook bruikbaar zijn.
Gratis indien je één enkele app gebruikt.

https://www.odoo.com/app/documents

[Splitter]

Op 't eerste zicht is iets als een Fujitsu ScanSnap S1300i relatief goedkoop (+/- 240 bij Coolblue) maar dat werkt dan weer niet samen met NAPS. Maar da's misschien ook niet nodig...

ik gebruik een brother mfc-j5730dw en heb die gewoon op scan to network gestoken, dat de scans automatisch in de consume folder terechtkomen.
je kan ook de versie met 1 lade nemen, scheelt nog wat meer, dat is de mfc-j5330dw, bij tones aan 175 euro.

't is niet zo moielijk (ik neem aan dat je docker gebruikt hiervoor?): https://paperless-ng.readthedocs.io/en/ ... perless-ng

nee, ik heb op een of andere manier niet zoveel liefde voor docker, dus doe het bare metal in dezelfde vm als mijn webserver.
maakt het helaas al wat ingewikkelder.

[Handers]

één van de zaken die ik nu doe, is op elk supermarkt bonneke het weeknr schrijven

ik gooi die dan in een bakje en niet ze aan mekaar per week
als ik per bonneke de scanner moet aanleggen kost dat te veel tijd

als we een paar maand aan bonnekes hebben, gaan we aan het scannen, en de shredder staat er dan vlak naast de scanner

ik heb dan een supermarkt folder met JAAR/WEEKNR en klaar

De enige papierberg die ik nog bijhou zijn de kwartaalmappen van de boekhouding.
Al de rest is scannen en shredden.

Waarvoor gebruik je de supermarkt data?

Is het niet handiger om deze met de smartphone op foto vast te leggen,
op locatie weg te schrijven en daarna papiertje weg te doen?

[glda19]

Jullie gebruiken hier paperless dat werkg enkel op linux jammergenoeg werkt mijn oude flatbed scanner niet onder linux. Wat werkt er onder Windows

[BMaster]

ik gebruik een brother mfc-j5730dw en heb die gewoon op scan to network gestoken, dat de scans automatisch in de consume folder terechtkomen.
je kan ook de versie met 1 lade nemen, scheelt nog wat meer, dat is de mfc-j5330dw, bij tones aan 175 euro.

Ik denk niet dat de vrouw des huizes gaat lachen met zo'n (relatief) grote bak op de kast... Zo'n losse scanner steek je ergens in een kast als je hem niet nodig hebt, en aangezien dat ding hier bij ons niet in een aparte bureau ofzo staat, speelt dat toch wel een belangrijke rol...

[glda19]

@ken zie nergens dat het gratis is bij gebruik van één app

[devilkin]

Nu papermerge eens bekeken, maar dat is echt te beperkt in mogelijkheden. Het voegt niks toe qua metadata (moet je manueel doen), OCR en matching via tags/automations is simpel, maar dat metadata niet meekomt is echt een bummer.

[Splitter]

Ik denk niet dat de vrouw des huizes gaat lachen met zo'n (relatief) grote bak op de kast...

geloof het of niet, hier staat ie tegenwoordig op de droogkast

[glda19]

wat zou een goed free programma zijn voor windows daar mijn oude aldi scanner niet werkt onder linux

[BMaster]

wat zou een goed free programma zijn voor windows daar mijn oude aldi scanner niet werkt onder linux

Hier hangt de scanner gewoon aan de windows pc, die de ingescande documenten ergens zet waar de linux machine er ook aan kan. Paperless voert de scans niet zelf uit, dat doet (in mijn geval momenteel) de NAPS2 tool op Windows.

[devilkin]

https://github.com/jonaswinkler/paperless-ng

Paperless-ng ontdekt, nieuwe web interface, en algemeen werkt het gewoon een pak vlotter dan Paperless

[Splitter]

Paperless-ng ontdekt, nieuwe web interface, en algemeen werkt het gewoon een pak vlotter dan Paperless

had BMaster hier in februari ook al aangehaald.
heb zelf de paperless-ng niet opgezet gekregen tot op heden (bare metal/vm), helaas

[devilkin]

Ha, compleet vergeten ('k had het toen wel gelezen). Nu es de moeite gedaan en het in docker opgezet, en dat werkt enorm vlot.

[BMaster]

Hier draait het ook in docker, gaat inderdaad zonder enig probleem!

had BMaster hier in februari ook al aangehaald.
heb zelf de paperless-ng niet opgezet gekregen tot op heden (bare metal/vm), helaas

Had ik inderdaad al eens aangehaald
Waarom gebruik je geen docker hiervoor?

[Splitter]

Waarom gebruik je geen docker hiervoor?

zal wel onnozel klinken, maar ik vind docker net meer onderhoud eisen dan het zonder draaien.
een port forwarden op de lokale firewall tussen die docker container en je vm.
lijkt me ook dat je zo snel het overzicht verliest van wat, in welke versie, waar precies op je vm staat.
en natuurlijk groter dan wat nodig is, want het is alweer een soort van vm in een vm dan.
en als laatste stoort me ook nog wel het feit dat je al die extra's hebt ipv gewoon 1x naar je vm te ssh'en en in je vm te zien wat wel en niet draait/start etc.

ik snap dat het eenvoud met zich meebrengt voor deployment, dat ga ik ook niet tegenspreken... maar ik zie er verder geen voordelen aan.
plus, dan moet je dat effectief als vm draaien want docker in een container werkt (out of the box) niet echt.

is een beetje zoals het bare package/snap/appimage/flatpak verhaal voor desktop linux... ik verkies bare packages, en vind appimages ook geweldig,
maar ben resoluut tegen snaps.