Userbase

Algemene doelstelling: efficiënt systeem vinden voor contactbeheer (+ integratie in Outlook voor verzendlijsten)

Huidige situatie: contactbeheer via (meerdere) Excel-files.

Nadelen:

Manuele input (menselijke fouten)
Duplicatie van gegevens die niet communiceren met elkaar
Aanpassingen moeten op meerdere plaatsen gebeuren (Excelfile, contactgroepen Outlook)

Voordelen:

Goedkoop
Geen specifieke kennis van CRM/databeheer systemen nodig

Noden:

Systeem voor contactbeheer dat aangepast is aan de specifieke kenmerken van een VZW (16 mensen maar met heel veel externe contacten):
Vereniging (geen commerciële viewpoint – dus geen nood aan systeem dat vooral gericht is op marketing/sales/boekhouding etc.)
Beperkte HR-middelen om implementatie te realiseren
Beperkte IT-kennis om zelf systeem te ontwikkelen (nood aan input van bv. externe consultant die implementatie mee begeleidt)
Systeem dat kan communiceren met Office-based programma’s:
Contactgroepen in Outlook
Integratie in Word-documenten (van adressen bv.) in (papieren) mailings
Makkelijk importeren/exporteren
Niet te heel duur

Het is op dit ogenblik niet de bedoeling om een gans CRM op te zetten, momenteel zitten we op een sharepoint omgeving.

Monday.com is eenvoudig in gebruik en gratis (de eerste 10 users) voor VZW's ... https://monday.com/nonprofits/eligibility

Omslachtig(er) alternatief, maar wel leuk:
- Sharepoint lijst voor de contacten (integratie in Word, centraal, eenvoudig, beheersbaar)
- PowerAutomate workflow die met regelmaat/realtime contacten uit de lijst copieert naar de contacts van een/alle gebruiker(s)

Misschien is dit iets?
https://www.vzwonline.be