Sharepoint: Overgang papier > digitaal

[honda4life]

Hallo iedereen,

Weet niet of er hier SharePoint kenners zitten?

Op het werk tracht ik nieuwe documentatie die digitaal toekomt op SharePoint te bewaren, ipv. afdrukken en toevoegen aan de talloze klasseurs.
Het archief is behoorlijk groot, sommige documenten tot 60 jaar oud en nog steeds nuttig.
Allerhande formaten, tot grote tekeningen, kalkpapier, ... vervaagde kleuren en bijgevolg zeer moeilijk te digitaliseren, dus er moet een samenhang blijven van deze 2.
Geen nieuw papier meer toevoegen is het doel, en irrelevant papier mee opkuisen bij verschrotingen (wat best wel goed lukt).

Een eenvoudig voorbeeld is bijvoorbeeld de samenbouw van documentatie pomp en motor, maar uiteraard gaat het verder dan deze 2 items.
- Ik denk dat ik deze best verzamel in één library en verder mappen (i know) gebruik (Pompen, Motoren, ...) met elk hun eigen specifieke kolommen om metadata toe te voegen. Eén grote bibliotheek voor alle documentatie met een beperkt aantal mappen lijkt me de juiste opzet, daar elke map z'n eigen specifieke metadata kent.
Sommige kolommen zijn bijvoorbeeld gedeeld zoals locatie (samenbouw pomp en motor staan op dezelfde locatie).
Er is en kolom categorie die automatisch wordt ingevuld door documenten in de map te droppen (pompen worden getagd als categorie "Pompen")
Correct?
- Maak ik deze kolommen aan op library niveau met custom views in de mappen, of voeg ik deze enkel toe in de mappen?
Ik weet niet of het zinvol is om alle documentatie op één grote berg te gooien, en bijvoorbeeld te zoeken op locatie om de samenbouw in z'n geheel te vinden, vaak zoek ik documentatie van ofwel pomp ofwel motor.
(locatie is een begrijpbaar voorbeeld voor jullie, maar in praktijk niet haalbaar vermits motoren vervangen worden door reserve, revisie > reserve)

Dé grote vraag is om dit te laten werken:
Ik wil van m'n geuploade set documentatie (= document set?) een geautomatiseerde afdruk maken op één A4 blad, wat er geupload is met locatie op SharePoint, minstens met bestandsnaam (veelal gaat het om enkele bestanden 5 à 10 zoals handleiding, tekening, ...).
Dit komt in het papieren archief te zitten, net zoals er vroeger een nieuwe tab werd aangemaakt voor een nieuwe machine.
Hoe maak ik dit, vrij geavanceerd denk ik?

In het algemeen:
Weet er iemand goede (gratis) boeken / opleidingen in verband met SharePoint?
Ik ben eerder content manager dan gewone gebruiker, toch heb ik geen nood aan een hele SharePoint te ontwerpen.
Vele informatie te vinden is vaak overkill, ofwel te basic.

Wat is jullie ervaring met SharePoint, een succesverhaal of niet?
Toch maar terug naar de klassieke verkenner?


Bedankt

[didi79]

Geabonneerd, ga dit even volgen, want ook aan het uitkijken naar iets gelijkaardigs (weliswaar andere professionele context)

[liber!]

Ik zou je laten bijstaan door een Microsoft partner; zoals Delaware, RealDolmen, etc.

Project Cortex gaat ook wel enkele dingen veranderen hoe je met documenten omgaat.

[meon]

Als je antwoord is "ik kan het in een netwerkshare kwijt", dan kan je het z'n minst ook op die manier in SharePoint kwijt.

Behalve libraries en mappen bestaat er nog iets in SharePoint en dat is een "content type".
Een bestand kan van één bepaald content type zijn en zijn eigen soort metadata hebben. Content Type "pomp" kan bijvoorbeeld als metadata fabrikant, ontworpen debiet, gewicht, ... als metadata hebben terwijl "bouwplan"-content type metadata heeft als auteur, goedkeuringsdatum, ...

Een map in SharePoint kan géén metadata hebben, enkel bestanden. Het dient vooral om jouw als gebruiker een manier te geven om te organiseren of om de hoeveelheid zichtbare informatie op je scherm te beperken zonder dat je hiervoor specifieke views voor moet maken. Je kan in een view immers bepalen of je het wél of zonder mappen wilt zien.

Automatisch taggen door in een map te droppen... Je zou dat via Power Automate kunnen doen door een flow te triggeren die het bestand verplaatst naar de juiste bibliotheek en dan enkele properties aanpast/invult (mits je het over SharePoint online hebt). On-prem SharePoint kan je dat in een Workflow doen.

Je A4'tje met informatie... Goh, op zich moet dat kunnen: je kan immers je hele bibliotheek mét metadata linken aan een Excel-sheet. Je zou die dan kunnen formatteren op een manier dat die de voor jou relevante info geeft om in print te hebben en deze dan af te drukken. Mits de juiste metadata/filters is het dan kwestie van de relevante selectie te maken en dat te printen. Niet echt 'automatisch', maar SharePoint kan je printer niet aansturen hé.

[honda4life]

Ik zou je laten bijstaan door een Microsoft partner; zoals Delaware, RealDolmen, etc.

Project Cortex gaat ook wel enkele dingen veranderen hoe je met documenten omgaat.

Je weet hoe dat gaat hé, er wordt iets nieuw gelanceerd en verder rekenen ze op gemotiveerde geïnteresseerden die trekker zijn en zelf uit zoeken.
Er is wel een beetje support van IT voor de basis, maar van die moeilijke vragen... daar heeft niemand echt de tijd voor (begrijpelijk).

Als je antwoord is "ik kan het in een netwerkshare kwijt", dan kan je het z'n minst ook op die manier in SharePoint kwijt.

Sharepoint moet je inderdaad gebruiken voor z'n metadata functionaliteit, niet iedereen is even behendig met computers en voor sommigen is dat helaas al een stap te ver.

Content Type "pomp"

Ik vrees dat je dit kind dan ook een naam moet geven in deze opzet, maar wat is dit dan, serienummer, positie, ... meerdere goede antwoorden om eenzelfde item te benoemen.

Een map in SharePoint kan géén metadata hebben, enkel bestanden.

Kan hier toch kolommen aan toevoegen?
Of ik alle bestanden in de onderliggende submappen kan weergeven met een aangepaste view heb ik nog niet geprobeerd met op hun beurt hun kolommen allen samengevoegd.

Automatisch taggen door in een map te droppen... Je zou dat via Power Automate kunnen doen

Nee, bestaat een eenvoudigere manier voor hoor. Ben de naam even kwijt.

Niet echt 'automatisch', maar SharePoint kan je printer niet aansturen hé.

Hoeft ook niet automatisch uit de printer te rollen, eenvoudigweg een document / HTML pagina met een naar de hand gezette weergave is voldoende..., Ctrl+P, Enter is voldoende.
Gewoon een oplossing om toch nog een referentie op papier achter te laten (1 samenvatting ipv. honderden pagina's).
Niet van "als je het niet op papier vindt, ga op SharePoint zoeken", wel "als je geen samenvatting op papier vindt, hoef je ook niet op SharePoint te zoeken".

[DarkV]

Gewoon een oplossing om toch nog een referentie op papier achter te laten (1 samenvatting ipv. honderden pagina's).
Niet van "als je het niet op papier vindt, ga op SharePoint zoeken", wel "als je geen samenvatting op papier vindt, hoef je ook niet op SharePoint te zoeken".

Als je data begint te digitaliseren stop je best met papier... binnen de kortste keren lopen beide toch niet meer synchroon.

In tijden van remote werken verliest dat papier toch aan waarde want het zal steeds op de verkeerde plaats liggen.

[honda4life]

Gewoon een oplossing om toch nog een referentie op papier achter te laten (1 samenvatting ipv. honderden pagina's).
Niet van "als je het niet op papier vindt, ga op SharePoint zoeken", wel "als je geen samenvatting op papier vindt, hoef je ook niet op SharePoint te zoeken".

Als je data begint te digitaliseren stop je best met papier... binnen de kortste keren lopen beide toch niet meer synchroon.

In tijden van remote werken verliest dat papier toch aan waarde want het zal steeds op de verkeerde plaats liggen.

Oké, doe een voorstel hoe je mensen bewust maakt om zowel op papier én op SharePoint te kijken op zoek naar documentatie?
Het is met zoals de vele knappe Microsoft apps, alweer ééntje erbij.
Moet ik het nu gaan zoeken in een netwerkmap, OneDrive, SharePoint, IBM Communities, ... zo vele mogelijkheden om hier data te bewaren.

[DarkV]

Oké, doe een voorstel hoe je mensen bewust maakt om zowel op papier én op SharePoint te kijken op zoek naar documentatie?

Dat is net wat ik aanhaal... doe alles digitaal en je moet mensen niet meer bewust maken om op verschillende plaatsen te zoeken.

Eens digitaal is er nog slechts één bron... en dat is de referentie (niet ergens een oud papiertje).

[meon]

Content Type "pomp"

Ik vrees dat je dit kind dan ook een naam moet geven in deze opzet, maar wat is dit dan, serienummer, positie, ... meerdere goede antwoorden om eenzelfde item te benoemen.

Als er meerdere manieren zijn om hetzelfde te benoemen kan je enterprise metadata gebruiken, waarbij je aliassen op termen kan gebruiken.
Voorbeeld tag "Solvent", maar alias "Oplosmiddel". Mensen kunnen dan die tag "oplosmiddel" typen en selecteren, maar uiteindelijk wordt "Solvent" gebruikt.

Een map in SharePoint kan géén metadata hebben, enkel bestanden.

Kan hier toch kolommen aan toevoegen?
Of ik alle bestanden in de onderliggende submappen kan weergeven met een aangepaste view heb ik nog niet geprobeerd met op hun beurt hun kolommen allen samengevoegd.

Je kan géén metadata toevoegen aan mappen. Je ziet misschien de kolommen in de view, maar die gelden enkel voor de bestanden in mappen.

Automatisch taggen door in een map te droppen... Je zou dat via Power Automate kunnen doen

Nee, bestaat een eenvoudigere manier voor hoor. Ben de naam even kwijt.

Content Organizer?: https://support.microsoft.com/en-us/off ... c5356c1900 Dat doet eigenlijk net het omgekeerde van wat je beschrijft. (op basis van ingegeven metadata naar een andere folder/bibliotheek sturen)